在对目前社会上每个企业进行剖析中，发现企业在不断进步过程中自己常常会产生一些文书档案，对于这类文书档案来讲，采取传统的纸质档案管理办法还存在一些弊病，主要弊病表目前整理和查找困难。因此要想保证企业自己档案管理的便利性和准确性有肯定提高，就需要在这个过程中使用适合的计算机技术，使得企业档案管理的效率和准确性都有肯定提高。现在对这种采取计算机信息技术进行的档案管理主如果办公智能化环境下的档案管理，这就需要对这项管理方法进行全方位的研究。

1 办公智能化环境下的文档管理优势

在实践研究中发现国内现在推行的办公智能化文档管理的优势主要在三个方面，这三个方面对于促进文档管理的顺利推行都起到尤为重要有哪些用途。在这样的情况下就需要对目前社会上推行的办公智能化条件下的文档管理进行全方位研究，保证其在国内社会进步中有愈加广泛的应用，在这里笔者就针对于办公智能化环境下的文档管理中存在的三方面优势进行详细的论述。

第一，现在在国内社会上每个企业中实行的文档管理大部分是用计算机进行的，在这个过程中主如果借助计算机自己灵活性进行推行的。在现在用计算机进行文档管理和传统的纸质档案管理进行比较，发目前档案管理过程中用的计算机自己拥有很好的信息处置和存储功能，也就是说使用计算机进行档案管理可以有效降低在进行档案管理中投入的时间和人力，降低处置档案的复杂性，从而达到提高文档整理和总结的速度。另外在进行档案查找的过程中还可以有效借助计算机自己拥有的检索功能，有效降低在进行档案查找过程中投入的时间。在这个过程中可以降低大家对档案的查找时间，主如果由于计算机在接收相应档案的过程中，在第一时间就对相应档案进行分类总结，并对档案所属的科室也进行有效过滤。另外在企业中采取这种档案管理方法，还可以大大提高企业在推行档案管理上的工作效率。

第二，在对目前企业内部用的计算机档案管理进行深入研究，获悉国内每个企业内部用的电子档案管理方法拥有灵活的储存形式。在办公智能化的环境下，相应的档案管理职员可以将企业自己涉及的档案储存在硬盘、内存卡和光盘等高科技存储介质中，这种储存方法并不受环境的影响，也就是说在任何环节下都可以完成存储。而且在对这类存储介质进行全方位剖析中，发现这类存储介质自己存储范围都比较大，而且档案在其中存储的时间也长于传统的纸质档案存储方法。另外在研究中发现采取这种存储方法还可以地档案进行密保处置，大大降低不法分子窃取企业内部档案的可能性，使得档案存储愈加安全靠谱。

第三，在企业进步过程中每个科室、部门之间形成的档案也存在非常大的差异，这就致使采取传统的纸质档案存储还存在一些问题，针对于这一点就能使用目前社会上用的计算机档案管理技术，达成每个部门和科室之间的档案信息共享，如此对于促进整个企业得到更好的进步起到尤为重要有哪些用途。此外在进行计算机文书档案管理的过程中，还可以有效降低企业在推行档案管理中的本钱，使得档案自己借助率得到有效提高。在用计算机信息技术进步性档案管理的时候，在相应职员进行档案查看的时候，还可以有效降低相应职员查看档案时需要的时间，并且在写档案还可以通过互联网技术进行直接传送，对达成国内企业内部档案的全方位化和规范化都起到不可忽略有哪些用途。

2 办公智能化环境下文档管理的问题

2.1 互联网办公环境存在安全风险

在办公智能化环境下，文书档案的传输与共享以互联网为依托，这就意味着电子档案面临着传输与存储上的风险性。为此，怎么样有针对性的加大电子档案在传输与归档上的安全与稳定是智能化办公的重点问题。第一，档案管理者应按期进行办公设施的软件、硬件维护、升级与修理，对存档的文件进行多重备份与更新，以确保文书档案存储的稳定性；除此之外，档案管理者应当充分发挥用户身份验证、互联网防火墙等加密方法的强大优势，最大限度的提高文档存储与信息共享上的安全性与保密性，杜绝其他用户对要紧文件进行非法阅读、下载与修改，防止因文件泄露导致的非必须的损失。

2.2 电子档案处置易导致操作失误

办公智能化环境下的档案管理，因其在电子文档的存储与共享上存在肯定的安全风险性，因此，档案管理者应当打造规范的管理操作流程与严格的档案管理规范。比如，档案管理者应当针对电子文档采集、存储、传输、共享的每个环节拟定科学有效的操作规范，防止操作步骤中的错误与漏洞导致文档的损毁与遗失；为加大文书档案的保密性与安全性，档案管理者不只应当充分借助现代信息加密技术的强大优势，更要打造严格的身份验证规范与档案保密规范，通过健全的档案管理规范弥补档案加密技术的疏漏与不足。

3 办公智能化环境下文档管理的有效方法

3.1 以保证档案归档的安全为首要条件

计算机互联网技术的迅猛进步是一把双刃剑，快捷、高速的文件传输也意味着黑客入侵与互联网病毒等不稳定原因威胁着档案管理的稳定与安全。对此，企事业单位的档案管理者应当不断学习并应用最早进的信息安全技术与加密方法。管理者应当设置严格的权限，设定可以登录数据库或服务器的用户的范围，防止文档被非法下载、盗用、篡改甚至删除。

3.2 以培养高素质的档案管理职员为基础

只有培养一支专业的、高素质的档案管理队伍，才能使现代化的办公设施得到最大限度的借助。办公智能化环境下的档案管理需要管理职员不只应当学会文档处置方面的入门知识，还需熟练操作计算机等电子设施，灵活运用办公智能化系统来达成信息数据的编辑、储存、分类、检索、传输、共享等环节。为此，企事业单位应当按期组织培训与讲坛，有效的提升档案管理者的业务素养和管理水平。

结束语

现代计算机信息技术的进步标志着档案管理上的变革已经到来。在此背景下，档案管理部门作为企事业单位中不可取代的一部分，更应当积极探索智能化办公设施与系统的强大功能，敢于尝试，勇于革新，借助一流的信息技术与健全的管理规范不断加大和提升办公智能化环境下的档案管理工作。